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Nell’ultimo decennio abbiamo assistito alla progressiva tendenza alla digitalizzazione delle attività giuridiche nel nostro Paese, così come accade nel resto d’Europa e nel più ampio contesto internazionale.
Ciò ha comportato uno stravolgimento delle abitudini lavorative, basate essenzialmente sulla corporeità del lavoro, sulla sequenza materiale degli adempimenti, sulla presenza fisica dei nostri interlocutori e collaboratori o clienti.
L’avvento dell’era digitale ha apportato cambiamenti nella regolazione dei ritmi e processi lavorativi, da cui l’esigenza di una riorganizzazione delle risorse umane operanti nello studio e degli assetti operativi.
Inevitabile l’adeguamento o il potenziamento delle competenze digitali tra i professionisti e gli operatori del settore giuridico, così come un investimento economico in termini di strumentazioni tecniche necessarie.
Superata la prima fase di fisiologica transizione, l’accesso al sistema digitale ha rappresentato per molti operatori del diritto, titolari di studi notarili o studi legali, la possibilità di ottimizzare i tempi di realizzazione di atti e l’adempimento di procedure, contenendo nel lungo termine i costi di gestione senza per questo discostarsi dagli standard di qualità e sicurezza dei servizi offerti ai propri clienti.
Tramite il supporto informatico infatti è possibile rispondere a molteplici esigenze quali redigere atti, verificarne e controllarne il contenuto, adempiere alle procedure e garantire la conservazione dei documenti nel tempo.
L’Atto telematico, rappresenta una nuova frontiera per le attività notarili.
La direzione verso cui tende è sostanzialmente quella dello snellimento delle pratiche, con modalità e tempistiche che permettono di stipulare atti anche a distanza in modo "agevole" e senza la necessità della presenza fisica delle controparti. Il supporto informatico consente di stipulare un atto notarile a distanza, senza spostarsi dalla propria città.
Sistemi sicuri che permettono di certificare a distanza le firme dei contraenti, che vengono apposte su speciali tavolette touch screen.
Numerose procedure possono essere svolte con l'ausilio di specifici programmi informatici, che permettono di registrare gli atti, di effettuare visure catastali e ipotecarie, di iscrivere gli atti al registro delle imprese, nei registri immobiliari o di effettuare visure camerali senza necessità di recarsi fisicamente presso gli Uffici preposti.
I sistemi operano efficacemente attraverso l’utilizzo di smart card e codici di accesso personalizzati, fruibili esclusivamente dai soggetti autorizzati.
Presso gli Studi Notarili, un ulteriore aspetto di notevole importanza è legato alla cosiddetta “dematerializzazione” del cartaceo, ossia la possibilità di trasformare i fascicoli cartacei in formato digitale. Questa in particolare, rappresenta un’importante conquista nella fase di archiviazione, catalogazione, conservazione degli atti, dei fascicoli e di tutta la documentazione correlata.
La digitalizzazione del cartaceo consente la razionalizzazione degli spazi necessari al deposito e all’archivio dei fascicoli, permette altresì di ridurre i tempi necessari al reperimento della documentazione richiesta e di operare con modalità più efficaci, comportando in generale un ridimensionamento dei costi sostenuti per la gestione dei locali.
In ambito legale, dopo una fase transitoria di adeguamento dei tribunali all’ingresso delle nuove tecnologie, nel 2014 diventa obbligatorio il deposito telematico per alcune tipologie di atti, per poi arrivare alla svolta nel 2017, quando con l'ordinanza della Corte di Cassazione 22320 del 25 settembre 2017, è stato introdotto l'obbligo della digitalizzazione per gli esercenti la professione di avvocato. Grazie all’avvio del processo telematico, in ambito civile e amministrativo, una serie di attività processuali possono essere condotte direttamente sul web.
Il Ministero di Grazia e Giustizia ha messo a disposizione una sorta di cancelleria virtuale, che consente ai professionisti abilitati negli accessi, di avere a disposizione tutti gli atti e le attività da eseguire telematicamente.
Il mercato del digitale ha messo a punto gestionali informatici che consentono in pochi passaggi di accedere, in breve tempo, agli atti dei procedimenti in corso così come all'archivio del proprio studio, rivoluzionando tempi e modalità di organizzazione del lavoro.
Si inizia ad agire su smart data, che altro non sono che dati raccolti e aggregati in modo da ottenere dei trend che possano essere trasformati in risorse. Per quanto riguarda invece il cloud dei documenti, si intende la possibilità e la modalità operativa di gestire il proprio lavoro da diversi dispositivi collegati tra loro. Potendo potenzialmente agire dal proprio PC come da smartphone.
A tutto ciò si aggiunge la fatturazione elettronica che può essere gestita dal professionista in proprio, il quale provvede ad emissione di fattura e alla sua trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio che notifica la consegna e procede alla archiviazione della stessa.
Ulteriore tendenza è legata al servizio delle consulenze online. Molti professionisti mettono infatti a disposizione dei propri potenziali clienti un sito web con possibilità di scaricare documenti, aggiornamenti, video, informazioni oltre ad offrire un servizio di consulenza on line. Ciò permette al singolo di contattare direttamente un Notaio, senza il tramite di intermediari occasionali quali agenzie immobiliari, mediatori creditizi, commercialisti... ed ottenere in breve tempo, consulenze personalizzate su situazioni più o meno complesse oppure informazioni circa la documentazione necessaria alla stipula dello specifico atto. Spesso la richiesta è orientata nella quantificazione preventiva dei costi, inerenti all’operazione che si intende affrontare.
La tendenza alla digitalizzazione delle attività professionale credo vada intesa nella sua accezione più ampia ossia, non soltanto come pura tecnologia al servizio del professionista, ma anche come nuova – seppur ulteriore- modalità di comunicazione e di relazione con il cliente.
La consulenza on line risponde appunto a questa esigenza, creare un canale comunicativo “smart” che consenta in pochi passaggi l’instaurazione di un contatto diretto con il nostro Studio ed ottenere le informazioni, il supporto, l’assistenza personalizzata di cui si necessita,
il tutto nel rispetto della massima riservatezza e libertà di azione del cliente.
Notaio Salerno Scatena
